Bienvenue dans le Osol Meta Office. Notre bureau Metaverse.

Here we are ! L’équipe Osol opère officiellement de partout 🎉

Le travail en remote était un premier pas et le metaverse est le liant qui va désormais nous permettre de nous retrouver, de n’importe où.

Un bureau dans le metaverse... mais pourquoi ?

Depuis des mois, on le répète.

Les frontières pro-perso se réduisent à mesure que le travail se libère et s’hybride. Pour rester compétitives, les entreprises doivent offrir une palette d’options pour travailler à leur collaborateurs. Du télétravail, du remote, des horaires flexibles… ce n’est désormais plus une option mais une nouvelle réalité #WelcomeToTheNewNormal
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Maxime Cousin

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Cependant, cette révolution du travail apporte de nombreux challenges Parmis ceux-ci, deux laissent une marque toute particulière. D'une part, on observe une distension de la culture – les collaborateurs étant beaucoup moins stimulés par les relais physiques de la ou des marques portées par l'entreprise. Et de l'autre, on observe une distension des rapports sociaux : certains collaborateurs ne se croisent quasiment plus. Loin des yeux, loin du cœur.

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Face à ces problèmes, on s’est longtemps demandé quoi faire, comment optimiser les choses. Et la : EUREKA.

La réponse ?

Le Metaverse. Le petit mot rendu à la mode par Marc Zuckerberg (aka Marco 😎 aka Zuck pour les intimes, aka FB Godfather)

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L’objectif ? Offrir à chacun la liberté de travailler où il le souhaite… Tout en offrant un espace commun aux équipes, reprenant les règles, rituels et les éléments de marque de l’entreprise.

Pour que tout le monde puisse se croiser, échanger rapidement et se réunir, des 4 coins du monde.

Pour que tout le monde retrouve un espace familier qu'il travaille au bureau, d'un coworking, de la maison, d'un train, d'un café ou encore d'un parc.

Pour que tout le monde se sente “chez Osol”, où qu’il soit.

Notre MetaOffice

Nous avons sélectionné l’application Gather.Town pour créer notre premier MetaOffice. Ca nous a semblé être l’offre la plus simple et complète pour nos usages au moment de la création de notre bureau. Si on devait le refaire, on opterait probablement désormais pour Workadventure : plus simple, moins énergivore, open source et surtout Français.

Voici une partie de notre MetaOffice avec différentes zones marquées en couleur. Nous avons volontairement choisi un bureau peu étendu avec de nombreuses salles spécifiques (non affichées) afin de pouvoir voir tout le monde du premier coup d’œil.

Différentes salles peuvent permettre de réaliser des tâches quotidiennes tandis que des portails permettent d’accéder au bureau de partenaires avec qui nous avons décidé de créer des ponts (Hello Microdoing et Scalezia 👋)

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Comment nous l’utilisons

Modes de fonctionnement

Il y a différent types d’utilisation en fonction de ce que nous souhaitons faire.

Business as usual

On distingue les moments “focus” pendant lesquels personne ne peut nous déranger, des moments “discussion friendly”, pendant lesquels on est ouverts à ce que quelqu’un vienne nous parler.

Les espaces focus sont marqués en haut de la map par le panneau focus : c’est ici qu’on réalise nos calls externes par exemple. Nous avons aussi créé des espaces solo lunch dehors pour indiquer que nous sommes en pause dej et que nous ne souhaitons pas être dérangés.

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Moments collaboratifs

Discussions informelles

Pour réaliser une discussion informelle, il suffit de se rapprocher de lui sur la map. Dans ce cas, une popup s’ouvre et démarre le micro et la webcam.
Si la personne a un onglet/app actif sur gather, cela le démarre automatiquement. Sinon, il suffit d’appuyer sur ring pour démarrer l’appel.

Réunions d’équipe

Pour réaliser une réunion informelle, comme celle entre Elon et moi pour notre Weekly Business Review, il suffit de rejoindre une ou des personnes dans une zone de collaboration.
Les zones de collaboration sont notées en rose sur le plan plus haut. Dans ces espaces marqués par un rectangle éclairé, toutes les personnes peuvent s’entendre et se voir.
Pour quitter une réunion informelle, il suffit de sortir de la zone éclairée.
Dans ce cas, tu n’entendras plus tes collègues.

All team weekly / CODIRs / COMEXs

Les weekly meetings ou meetings importants se passent dans la salle du conseil.
Cette salle de capacité 12-20 personnes est équipée by Osol pour que tu ne tombes jamais en panne de batterie, et est équipée par un whiteboard collaboratif (#Klaxoon ou vous attend) ainsi qu’un outil de sticky notes powered by nos copains de #Miro
C’est ici que l’on fait nos weekly meetings tous les lundis avec l’ensemble de la team.

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Outils de notre bureau

Pomodoro

Un timer interactif easy peasy afin de timer ses réunions ou ses sessions de focus. Réglez la session de focus et c'est parti jusqu'à la prochaine pause.

‍Whiteboard

Pour collaborer en team meeting avec des post it ou whiteboard. Hello la collaboration ! On peut même y ajouter des tableaux Klaxoon.

‍Fountain

Parce que parfois, on a juste envie de se reposer l'esprit et de méditer 5 minutes – sons paisibles garantis.

‍Osol Base

Quand on a dit qu'on équipait tout le monde, n'importe où... on ne rigolait pas 😉 Désormais, on a même des Pico et des Base virtuels !

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Tips d’utilisation

Press F key

Permet de lancer des cotillons a sa team. Deal signé ? c’est parti !

Press W key

Permet de se lancer dans une danse endiablée. Ready, dance 💃

Press G key

Permet de passer au travers de quelqu’un (utile si bloqué) 👻

‍Download Gather

Télécharge l’app ! Ça rame moins et prend moins de RAM 😉

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Règles de fonctionnement

Gather est la première application à ouvrir quand on commence à travailler.
‍Avec Monday et Slack, ce sont les deux seules applications obligatoires qui composent notre stack d’outils de gestion en remote.
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Chacun est responsable de sa gestion de la map.
‍Si quelqu'un choisit de se mettre sur un espace de bureau traditionnel, il accepte que quelqu’un puisse venir l’interrompre. A l’inverse, il est libre d'aller parler à quelqu’un sur un bureau ouvert.
Si tu ne veux pas être dérangé (Deepwork, Meeting externe, Visio…) tu dois te mettre en “Do Not Disturb Mode” ou te rendre dans un espace Focus.

Indiquer d’où on travaille en physique.
Tout le monde change son statut afin d’indiquer s'il travaille dans notre bureau Cannois, dans notre bureau Parisien, dans notre usine ou si tu travailles de la maison ou en remote. Mais bien sur, ça fonctionne encore mieux quand on a paramétré tout ça sur Offishall en amont 😇

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Conclusion – retour après 6 mois d'utilisation

A l'heure où j'écris cet article, ça fait 6 mois que nous avons transitionné vers un bureau virtuel. Et le succès auprès des équipes est total : plus de visibilité sur l'équipe, moins d'appels informels et de distractions futiles et un sens de l'équipe plus prononcé.

Si le bureau physique (les bureaux ? hello remote teams 👋) n'est pas mort, il est évident que concevoir une réelle stratégie hybride doit intégrer un socle "digital first" permettant d'offrir une continuité de service à l'ensemble des collaborateurs. Qu'ils soient au bureau, ou non.

June 8, 2023

#futureofwork